Руководство по электронным трудовым книжкам
Информация для кадровых специалистов о переходе на электронные трудовые книжки в Казахстане. Что изменилось, как работает система и на что обратить внимание.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Сведения о трудовой деятельности работника хранятся в электронном виде в информационной системе, а не в бумажном документе.
В Казахстане переход на электронный формат трудовых отношений является частью общей цифровизации государственных сервисов. Работодатели обязаны вносить сведения о приёме, переводе и увольнении работников в электронную систему в установленные сроки.
Бумажные трудовые книжки при этом не уничтожаются. Они остаются у работников и сохраняют юридическую силу для подтверждения стажа, накопленного до перехода на электронный формат.
Что изменилось в работе кадровой службы
Сроки подачи сведений
При приёме, переводе или увольнении работника работодатель обязан передать сведения в электронную систему в установленные законодательством сроки. Нарушение сроков влечёт административную ответственность.
Работа с информационной системой
Кадровики вносят сведения через специализированные программы или веб-интерфейс. В 1С ЗУП предусмотрен функционал для формирования и отправки данных об изменениях в трудовой деятельности.
Исправление ошибок
Порядок исправления ошибочно внесённых сведений в электронной системе отличается от порядка исправлений в бумажной книжке. Важно понимать, какие действия допустимы и как они отражаются в истории записей.
Выдача сведений работнику
Работник вправе запросить сведения о своей трудовой деятельности. Работодатель обязан предоставить их в установленном формате. Это требует понимания процедуры формирования выписок из системы.
Перенос исторических данных
Сведения о трудовой деятельности до введения ЭТК подтверждаются бумажными трудовыми книжками. Для записей, сделанных после перехода, основным источником является электронная система. Кадровики должны понимать, как работать с обоими форматами одновременно.
На что обратить внимание при работе с ЭТК
Синхронизация данных в 1С ЗУП
Данные, вносимые в 1С ЗУП, должны корректно передаваться во внешнюю систему. Настройка обмена данными требует проверки после каждого обновления конфигурации 1С.
Контроль дат и кодов операций
Каждая операция в ЭТК имеет код. Неверно указанный код операции или дата могут создать противоречие в трудовой истории работника. Проверка перед отправкой снижает количество ошибок.
Хранение подтверждений отправки
После каждой отправки сведений система формирует подтверждение. Хранение этих подтверждений важно для подтверждения своевременности подачи сведений при проверках.
Обучение при смене кадровика
При замене кадрового специалиста новый сотрудник должен пройти обучение работе с ЭТК. Наличие внутренних инструкций существенно ускоряет этот процесс.
Частые вопросы об ЭТК
Нет. Бумажные трудовые книжки хранятся у работников и работодателей в соответствии с установленными сроками хранения документов. Они сохраняют юридическую силу для подтверждения стажа за периоды до перехода на электронный формат.
Этот вопрос решается в соответствии с трудовым законодательством РК. Сведения о трудовой деятельности могут подтверждаться трудовыми договорами, справками от работодателей и другими документами. Конкретный порядок зависит от ситуации.
В электронной системе ошибочные записи исправляются путём подачи корректирующих сведений. Порядок зависит от типа ошибки и времени её обнаружения. Важно не пытаться исправить ошибку удалением, а использовать установленную процедуру корректировки.
Нет. Сведения можно передавать через разные программы или через веб-интерфейс. Однако 1С ЗУП является распространённым решением для средних предприятий и имеет встроенный функционал для работы с ЭТК, что упрощает процесс при правильной настройке.
При ликвидации предприятия работодатель обязан передать сведения об увольнении всех работников в электронную систему. Это одна из обязательных процедур при закрытии компании. Порядок регулируется трудовым законодательством РК.
Да. Работник имеет право на доступ к сведениям о своей трудовой деятельности через государственные порталы. Это означает, что ошибки в данных, внесённых работодателем, могут быть обнаружены работником и потребовать исправления.
Обучение для вашей кадровой службы
Проводим практические обучающие сессии по работе с электронными трудовыми книжками в 1С ЗУП. Разбираем реальные рабочие ситуации.
Узнать об обученииИндивидуальная работа
Если задача выходит за рамки обучения по ЭТК, мы можем помочь с полным переходом на электронный кадровый учёт.
Подробнее